Vacature: eventcoördinator (fulltime)Masterclasses-metabolic-bluecity

BlueCity is een circulaire voorbeeldstad, gevestigd in het voormalig Tropicana-zwembad te Rotterdam. Sinds 2015 bouwen we er aan een ecosysteem met als basis nu ruim 30 – en als we klaar zijn ruim 60 – ondernemers in de circulaire economie, zowel start-ups en scale-ups. Samen werken we aan onze bedrijven en projecten met andere partijen in de stad. Vaak is ook een reststroom van de één, weer grondstof voor de ander; er wordt bijvoorbeeld al koffiedik, plastic, bierbostel, bijenwas, warmte, water en co2 uitgewisseld. Het belangrijkste doel van BlueCity: de transitie naar de circulaire economie versnellen door middel van ondernemerschap.

Een belangrijk onderdeel van die transitie is: het zichtbaar maken van die duurzame ondernemers en koplopers. Dat is ook de reden waarom we in zo’n bijzonder pand zitten. Om een groter publiek te betrekken in onze missie zijn bovendien onze publieksprogrammering en eventverhuur belangrijk. Het gevolg: bijna dagelijks ontvangen wij zakelijke groepen én laten we hen kennis maken met circulaire ondernemers en producten. Om al die bezoekers van BlueCity een fijne tijd te bezorgen, en het uitvoerende eventteam aan te sturen, zijn we op zoek naar een eventcoördinator.  

BlueCity beschikt momenteel over twee grotere eventruimtes en een aantal vergaderplekken voor groepen. Een zaal met een capaciteit van 200 personen, en een ruimte voor maximaal 60 personen. Daar komt later een extra ruimte bij: het oude golfslagbad met een geschatte capaciteit van tussen de 800-1000 personen. Je kunt je voorstellen: die ruimte vraagt om een eventteam dat het (zero waste) gebruik van deze ruimte tot een groot feest maakt.

Werkzaamheden

Binnen het eventteam is de – niet gek te krijgen – eventcoördinator degene die het overzicht behoudt over het uitvoerende medewerkers, het eventteam en de ruimtes. Je maakt de personeelsplanning, verzorgt de inkoop, bewaakt dat alle ruimtes op orde zijn en dat iedereen weet wat hij moet doen als de eerste gast onze jaren ’80 draaideur binnenwandelt. Uiteraard doe je dit niet alleen. In onze dynamische en ondernemende omgeving bepaal je samen met de eventmanager en haar sales assistent het succes van een business meeting, rondleiding of event, denk je mee over duurzame catering en word je betrokken bij de strategie & conceptontwikkeling van het eventteam (en de koers van BlueCity).

Let wel, BlueCity is een heel dynamische werkomgeving, eigenlijk een start-up, waar wel al ruim 20 mensen werken. Daarvan werken er 10 mensen -en straks meer- bij het eventteam. Ben jij de eventcoördinator die het circulaire eventconcept met de eventmanager naar het volgende niveau tilt?

Concreet, de werkzaamheden en onze inschatting van een verdeling:

Coördinatie / productie (18 uur p/w)

  • • Afstemming aankomende events met sales- en eventmanager
  • • Personeelsplanning en roosters maken
  • • Voorraadbeheer en inkoop
  • • Coördineren van benodigde diensten voor een evenement (bijvoorbeeld: uitvraag catering, techniek, meubilair, facilitair, aankleding etc.)
  • • Coördineren en controleren schoonmaak eventruimtes
  • • Inventariseren reparaties, onderhoud en investeringen eventruimtes
  • • Onderhouden contact met leveranciers

Uitvoerende werkzaamheden events en personeelszaken (20 uur p/w)

  • • Aanspreekpunt voor de uitvoerende medewerkers van het eventteam
  • • Inwerken, trainen en instrueren uitvoerende medewerkers eventteam
  • • Kwaliteitsbewaking events en rondleidingen
  • • Bewaking veiligheid en hygiëne op events
  • • Uitzetten vacature & sollicitatiesgesprekken uitvoerende medewerkers eventteam
  • • Voeren evaluatiegesprekken uitvoerende medewerkers eventteam

Strategie & conceptontwikkeling (2 uur p/w)

  • • Meedenken over eventconcepten en proposities in lijn met het gedachtegoed achter BlueCity (zoals circulaire catering, inkoop, programmaconcepten)
  • • Onderzoeken en monitoren van de (duurzame) markt met het oog op interessante kansen en mogelijkheden
  • • Betrekken en inspireren van leveranciers bij de conceptontwikkeling
  • • Coördinatie met eventmanager over benodigde investeringen

Profiel

Je hebt een proactieve houding, bent gestructureerd en je bent goed in het coördineren en aansturen van een gastvrije (circulaire) hospitality omgeving. Je begrijpt de wensen van onze klanten, en vertaalt deze moeiteloos naar concrete taken en een duidelijke briefing voor medewerkers op de vloer. Je hebt een oog voor details in de ruimte en bij een event, maar behoudt tegelijkertijd het overzicht. Je bent mensgericht en zorgt voor rust en overzicht voor de klant en het uitvoerende team. Je hebt duidelijke affiniteit met duurzaamheid in het algemeen, en met de circulaire of blauwe economie in het bijzonder. En je hebt iets met Rotterdam.

Specifiek, in volgorde van belangrijkheid:

  • • Je bent representatief, klantgericht en hebt hospitality in je DNA.
  • • Je bent energiek, zelfstartend en dienstverlenend.
  • • Je bent een creatieve problem solver die zich thuis voelt in een startend, ondernemend bedrijf.
  • • Je bent in staat structuur aan te brengen in een dynamische omgeving.
  • • Je hebt ervaring (minimaal 2 jaar) in een leidinggevende functie binnen de hospitality-branche.
  • • Je hebt ervaring met de uitvoer van events
  • • Je hebt affiniteit en/of ervaring met duurzame eventconcepten en bent bij voorkeur in het bezit van BHV en sociale hygiëne
  • • Je hebt een achtergrond of een diploma in (hotel en-) event management, hospitality management of vrijetijdskunde, minimaal op hbo-niveau.

Meer weten over deze vacature?

Of direct solliciteren? Voor beide zaken neem je contact op met Dick Rensen, via d.rensen@bluecity.nl